來源：中國會展門戶 會員投稿

　　一、 計劃立項

　　1、 工作時段安排；包括可行性報告分析、實施的具體方案、宣傳費用計劃表。

　　（1）包括可行性報告分析立項的條件；進(jìn)行市場調(diào)查對行業(yè)而言項目的利潤增長點是否夠大地域性的考慮。要結(jié)合本地的實際特點，立項要符合當(dāng)?shù)氐牡貐^(qū)性。時間性或者季節(jié)性的考慮。項目內(nèi)容要符合季節(jié)特征，比如不能在冬天搞風(fēng)扇展之類的。同時時間上要考慮避免國內(nèi)知名展會的沖突。

　　（2）實施的具體方案

　　（3）宣傳費用計劃表

　　A、廣告時間段的投入

　　以4-6個月為例，一般的廣告投入時間段為：項目開始（前兩個月）為總宣傳費用的10%~20%[在專業(yè)媒體上投入]；三個月左右，重點投入為總宣傳費用的30%~40%[主要在專業(yè)媒體上投入，少量在大眾媒體上投入]；開展前一個月，為總宣傳費用的40%[主要在大眾媒體上投入，以20%的大眾媒體，20%的專業(yè)媒體]

　　B、廣告投放的形式

　　戶外廣告（主要是POP板、車身廣告、道路兩邊條幅廣告等，這些廣告主要用在展會之前一段時間以及展會期間） 

　　雜志報紙媒體廣告（主要是專業(yè)雜志媒體和大眾雜志媒體等，這些廣告主要是在招展之前和招展期間進(jìn)行）

　　2、 尋找主辦單位。

　　（1）主辦單位的條件：在當(dāng)?shù)匾袡?quán)威性、知名度等

　　（2）合作方式：一種合作方式為對方單位為我們提供一些服務(wù)，費用形式為展會利潤的百分之幾；另一種形式為對方單位只是掛名形式，采用一次性付款。

　　3、申請各種批文

　　4、場地聯(lián)系

　　以成都為例，四川省展覽館主要是進(jìn)行大眾性的展會,主要是引起百姓關(guān)注的;而國際會展中心主要進(jìn)行專業(yè)性的展會.

　　5、聯(lián)系宣傳媒體

　　（1） 對象：專業(yè)媒體和大眾媒體

　　（2） 方式：直接付款；用展位交換和我們會刊廣告交換。

　　6、制作邀請函（已經(jīng)附）

　　7、建立客戶名錄（通過會刊收集和雜志、網(wǎng)站等）

　　二、 實施招展

　　1、 招展方式：主要是電話聯(lián)系，其次可以郵寄信封、E-MAIL、上門拜訪、朋友介紹等

　　2、 招展的步驟：

　　（1）發(fā)布信息（主要通過電話傳真、郵件等方式把項目邀請函發(fā)給客戶名錄中的單位）

　　（2）跟蹤拜訪（找準(zhǔn)負(fù)責(zé)人）

　　A、在對方收到邀請函后進(jìn)行第一次跟蹤拜訪，這一次拜訪會產(chǎn)生三種客戶：即時決定型、斷然拒絕型、提出異議型（分別以5%、10%、75%的比例分布）； 針對第一種客戶： 問清客戶需求 要求進(jìn)一步促成購買 愉快地答應(yīng)客戶的 針對第二種客戶： 了解客戶拒絕的原因 為面談作好準(zhǔn)備二次面談向客戶推薦下一屆展覽會要求客戶介紹其它客戶保持關(guān)系，待以后聯(lián)系針對第三種客戶：問清客戶需求和異議進(jìn)行第二次拜訪消除顧客顧慮

　　3、招展中用到的文書：項目邀請函、展位確認(rèn)書、參展商指南

　　三、 實施招商

　　（1） 在招展過程中，可以把拒絕型客戶轉(zhuǎn)換成參觀商

　　（2） 通過媒體可以間接招來一些參觀商

　　（3） 主要的招商工作還是在開展前1~2周，承辦單位組織招商工作，比如出差到二級市場進(jìn)行專業(yè)觀眾的組織；發(fā)短信息邀請；打電話邀請。

　　（4） 組辦單位為展會提供的工作

　　四、 相關(guān)活動

　　展覽會的相關(guān)活動，是指研討會、技術(shù)交流等。舉辦這些活動的目的，是為參展商和貿(mào)易觀眾提供附加服務(wù)，從而提高展覽會的形象與檔次。

　　五、 展會現(xiàn)場

　　（1） 布展：參展商提前兩天進(jìn)行布展工作。展臺的搭建、展位的協(xié)調(diào)、后期款的收付、物品的運輸?shù)?/p>

　　（2） 開展：現(xiàn)場的協(xié)調(diào)；觀眾的組織；配套的服務(wù)等

　　六、 展會后的控制工作

　　包括參觀參展的意見反饋等，后期了解工作

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